HotFoldery

Jedną z podstawowych funkcjonalności serwisu jest scalanie zeskanowanych plików i parowanie ich (na podstawie kodu kreskowego) z dokumentami w wersji elektronicznej.
Konfiguracja obsługi katalogów dokumentów została podzielona na pięć części: Ogólne, Ustawienia zaawansowane, Ustawienia kodów kreskowych, Ustawienia startowania obiegów, Ustawienia dołączania załączników.

Ogólne

Zakładka umożliwia zdefiniowanie kluczowych informacji na temat tworzonego HotFolderu, a także skonfigurowanie trybu jego działania, źródła i obsługi plików.

1. Hotfolder

Podstawowe informacje dotyczące katalogu dokumentów, takie jak ID, Nazwa i Opis.
Dodatkowo w tej sekcji można zdefiniować następujące parametry:

• Priorytet – określa priorytet, po jakim będą sortowane i przetwarzane HotFoldery („1” – najwyższy priorytet, „10” – najniższy priorytet). Dodatkowo priorytet będzie brany pod uwagę przy pobieraniu plików z kolejki OCR w przypadku przetwarzania plików przy pomocy FlexiCapture.
• Serwis BPS – jeżeli wartość w polu jest wybrana, to przetwarzanie danego HotFolderu będzie odbywać się tylko na maszynie o podanej nazwie.
• Aktywny – tylko katalogi oznaczone jako aktywne są obsługiwane przez serwis.

2. Konfiguracja źródła

W tej sekcji należy wskazać ścieżki do:

• Folderu źródłowego – tj. katalogu, w którym znajdują się zeskanowane pliki. Kliknięcie przycisku obok pola tekstowego pozwala na przeglądanie struktury katalogów. Może to być również ścieżka sieciowa.
• Folderu archowum – tj. katalogu, do którego będą przenoszone pliki, jakie udało się przetworzyć przez wybrany HotFolder.

uwaga

Należy pamiętać, aby wskazane foldery udostępnić użytkownikowi svc.bps.

Dodatkowo automatycznie wskazywana jest lokalizacja Folderu dla plików z błędami przetwarzania, który znajduje się w katalogu źródłowym dokumentów.

3. Konfiguracja obsługi plików

Sekcja pozwala zdefiniować parametry obsługiwanych plików.

• Pliki które będą przetwarzane – umożliwia wybór wszystkich wspieranych plików (JPEG, BMP, TIFF, PDF), tylko plików PDF, lub wybranych na podstawie szablonu.
• Szablon – pozwala wskazać szablon, na podstawie którego wybrane pliki będą przetwarzane.
• Szablon nazwy tworzonego dokumentu – szablon nazw plików powstałych podczas przetworzenia przez HotFolder i dodanych jako załącznik do elementu. W szablonie można użyć specjalnych zmiennych:
  • Rok %yyyy% lub %yy%
  • Miesiąc %MM%
  • Dzień %dd%
  • Godzina %HH%
  • Minuty %mm%
  • Sekundy %ss%
  • NazwaPliku %FileName%
  • TypPliku %FileType%
  • NazwaBezRozszerzenia %FileNameDisplay%
  • BarCode %BarCode%

wskazówka

? zastępuje dowolny pojedynczy znak
* zastępuje dowolny ciąg znaków
| działa jako „lub” , dopasowując wyrażenie za lub przed znakiem, np. *.pdf | *.docx

4. Tryb działania

Wybór i konfiguracja trybu działania tworzonego HotFolderu.

• Tryb podstawowy – rola, jaką będzie pełnił wybrany HotFolder. Pliki, które zostaną przetworzone mogą startować nowy obieg lub być parowane na podstawie kodu kreskowego. Ustawienia zaawansowane wybranych trybów dostępne są na pasku zakładek.
• Szukanie kodów kreskowych – pozwala wybrać, czy podczas przetwarzania dokumentu HotFolder ma szukać na nim kodu kreskowego. Po zaznaczeniu tej opcji dostępne są zaawansowane Ustawienia kodów kreskowych na pasku zakładek.
• Obsługa braku lub niedopasowania kodu kreskowego – możliwy jest wybór wystartowania nowego obiegu, dołączenia do poprzedniego pliku lub przeniesienie przetwarzanego pliku do katalogu z błędem.
• Obsługa braku elementu o znalezionym ID – możliwe jest wystartowanie nowego obiegu lub przeniesienie przetwarzanego pliku do katalogu z błędem.
• Obsługa braku poprzedniego elementu workflow do scalenia – w przypadku braku poprzednich elementów do scalenia możliwe jest wystartowanie nowego obiegu lub przeniesienie przetwarzanego pliku do katalogu z błędem.

informacja

W przypadku wyboru opcji Dołącz do poprzedniego pliku, podpisy cyfrowe w scalanych plikach PDF nie są przenoszone do pliku wynikowego, ponieważ i tak traciłyby ważność po modyfikacji dokumentu.

Ustawienia zaawansowane

Ustawienia zaawansowane odnoszące się do limitów przetwarzania plików.

• Limit plików do przetworzenia podczas iteracji – maksymalna liczba plików przetwarzanych z folderu źródłowego podczas podczas jednej iteracji. „0” oznacza brak limitu.
• Maksymalna liczba iteracji na ostatni plik – limit określa, na ile iteracji pliki mogą zostać wstrzymane w oczekiwaniu na poprawny plik, który zostanie do nich dołączony. Jeżeli HotFolder jest skonfigurowany na dołączanie do poprzedniego pliku, w przypadku błędu lub braku kodu kreskowego limit dotyczy poprzedniego pliku (a dokładniej wszystkich plików przetwarzanych w poprzedniej iteracji). W przypadku poprawnego pliku pliki z poprzedniej iteracji zostają od razu odblokowywane do dalszego przetwarzania. Wstrzymywanie przetwarzania działa w obrębie uruchomionego procesu. Przerwanie procesu serwisu wymaga ponownego przetworzenia od początku plików, które były wstrzymane.
• Liczba prób dodania załącznika do elementu workflow – po przetworzeniu pliku, jeżeli wystąpi błąd dodawania załącznika do istniejącego elementu lub błąd przejścia ścieżką, zostaną podjęte kolejne próby wykonania tej operacji. Wartość parametru określa maksymalną liczbę kolejnych prób. W przypadku zatrzymania procesu serwisu, limit prób nie jest zapamiętywany, a przetworzenie plików musi odbyć się ponownie od samego początku. Czas podjęcia kolejnej próby jest liczony od momentu zakończenia ostatniej nieudanej próby i wynosi:
  • 1 minutę w przypadku drugiej i trzeciej próby,
  • 1 godzinę w przypadku czwartej próby,
  • 1 dzień w przypadku piątej i każdej kolejnej próby.

Ustawienia kodów kreskowych

Zakładka jest dostępna, gdy wybranym Trybem działania HotFolderu (zakładka Ogólne) jest Dołączanie do elementów na podstawie kodu kreskowego.

1. Ogólne

Sekcja umożliwia wskazanie, czy kody kreskowe, które będą wyszukiwane w formularzu, mają być standardowe czy też zdefiniowane przez użytkownika.

Przykład

Domyślny szablon: ^WFD_\d+

2. Algorytm wyszukiwania kodów kreskowych

Umożliwia określenie liczby prób wyszukiwania kodu kreskowego oraz algorytm wyszukiwania dla każdej z prób, a także konfigurację kolejności odczytu kodów kreskowych według ich typu.
Możliwe jest również przejście do weryfikacji konfiguracji.

3. Zaawansowana obsługa załączników

Funkcjonalność umożliwia podział dołączanego pliku na podstawie dodatkowych kodów kreskowych. Podpisy cyfrowe nie są przenoszone do plików końcowych, ponieważ i tak traciłyby ważność po modyfikacji dokumentu.
Wymagane jest podanie źródła danych zawierającego następujące kolumny:

• Barcode1 – wyrażenie regularne zawierające szablon kodu kreskowego,
• Barcode2 – wyrażenie regularne zawierające szablon kodu typu DataMatrix,
• Attribute – wartość jaka zostanie przypisana do atrybutu dołączanego pliku,
• FileName – nazwa pod jaką zostanie dodany załącznik - dodatkowo zostanie do niego dołączony numer z liczbą załączników o tej samej wartości atrybutu, np. „001”. Opcjonalnie kolumna:
• Description – wartość, jaka zostanie przypisana do opisu dołączanego pliku.

Ustawienia startowania obiegów

Zakładka jest dostępna, gdy wybranym Trybem działania HotFolderu (zakładka Ogólne) jest Startowanie obiegów.

1. Tworzenie nowych elementów procesu

Ustawienia parametrów obiegu, jaki zostanie wystartowany na skutek działania HotFolderu. Możliwe jest wskazanie:

• Spółki, dla której będzie startowany obieg,
• Procesu, który będzie uruchamiany po przetworzeniu dokumentu,
• Typu formularza z wybranego procesu,
• Obiegu dla nowych elementów,
• Ścieżki dla nowych elementów, którą przejdzie przetworzony dokument.

2. Dodatkowe wartości atrybutów

Sekcja umożliwia określenie dodatkowych wartości atrybutów. W tym celu należy wskazać:

• Nazwę atrybutu z wybranego procesu,
• Wartość, na jaką ustawiony ma zostać wybrany atrybut,
• Tryb uzupełniania – możliwość ustawienia, aby atrybut był uzupełniany zawsze lub tylko wtedy, gdy jest pusty.

Dostępne zmienne są takie same, jak w przypadku Szablonu nazwy tworzonego dokumentu w Konfiguracji obsługi plików. Strefa czasowa dat jest analogiczna jak dla bazy danych.

Ustawienia dołączania załączników

Zakładka jest dostępna, gdy wybranym Trybem działania HotFolderu (zakładka Ogólne) jest Dołączanie do elementów na podstawie kodu kreskowego.

1. Tworzenie elementów dla nierozpoznanych załączników

Ustawienia parametrów obiegu, jaki zostanie wystartowany na skutek działania HotFolderu dla elementów, do których dodane zostaną nierozpoznane załączniki. Element jest tworzony w przypadku nieznalezienia standardowego kodu kreskowego, bądź w przypadku gdy element o ID z odczytanego kodu kreskowego nie istnieje. Możliwe jest wskazanie:

• Spółki, dla której będzie startowany obieg,
• Procesu, który będzie uruchamiany po przetworzeniu dokumentu,
• Typu formularza z wybranego procesu,
• Obiegu dla nowych elementów,
• Ścieżki dla nowych elementów, którą przejdzie przetworzony dokument.

2. Dodatkowe wartości atrybutów

Sekcja umożliwia określenie dodatkowych wartości atrybutów. W tym celu należy wskazać:

• Nazwę atrybutu z wybranego procesu,
• Wartość, na jaką ustawiony ma zostać wybrany atrybut,
• Tryb uzupełniania – możliwość ustawienia, aby atrybut był uzupełniany zawsze lub tylko wtedy, gdy jest pusty.

Dostępne zmienne są takie same, jak w przypadku Szablonu nazwy tworzonego dokumentu w Konfiguracji obsługi plików. Strefa czasowa dat jest analogiczna jak dla bazy danych.

informacja

Więcej informacji na temat HotFolderów dostępnych jest w ARTYKULE na naszym blogu technicznym.